การประชุมของหน่วยงานราชการ&nbsp;เป็นกระบวนการที่มีแบบแผนและขั้นตอนการดำเนินงานทั้งในการจัดการและการเตรียมเอกสาร&nbsp;โดยเฉพาะเอกสารรายงานการประชุม&nbsp;ซึ่งต้องใช้เป็นส่วนหนึ่งในที่ประชุม&nbsp;เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุม&nbsp;ไม่ว่าจะเป็น&nbsp;ประธาน&nbsp;เลขานุการ&nbsp;หรือผู้เข้าร่วม&nbsp;เห็นข้อมูลที่ตรงกันและดำเนินการประชุมไปสู่การหาข้อตกลง&nbsp;การลงมติ&nbsp;หรือแจ้งความคืบหน้าของกิจกรรมต่างๆ&nbsp;ได้

มากไปกว่านั้น&nbsp;ในการประชุมสำคัญขององค์กรหรือหน่วยงานราชการ&nbsp;รายงานการประชุมยังเป็นหลักฐานถึงการปฏิบัติงาน&nbsp;การติดตามงาน&nbsp;และยุติความขัดแย้งในทางปฏิบัติ&nbsp;

ส่วนใหญ่แล้ว&nbsp;ผู้ที่หน้าที่จัดการประชุมจะเป็นเลขานุการที่ต้องเป็นผู้จัดทำเอกสารต่างๆ&nbsp;ก่อนเข้าประชุม อาทิ หนังสือหรือจดหมายแจ้งเชิญเข้าร่วมประชุม&nbsp;ระเบียบวาระการประชุม&nbsp;เอกสารสรุปมติเดิมหรือรายการงานที่ค้าง&nbsp;และหากเป็นการประชุมติดตามโครงการต่างๆ&nbsp;ก็อาจจะมีเอกสารอื่นๆ&nbsp;เช่น&nbsp;คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงาน&nbsp;รายชื่อกรรมการ&nbsp;เอกสารสถานะโครงการ ฯลฯ เพิ่มเติม&nbsp;

เมื่อจบการประชุม&nbsp;เลขานุการหรือผู้ช่วยก็จะต้องมีการรายงานการประชุมตามลำดับวาระการประชุม&nbsp;และแยกประเด็นในที่ประชุมออกมา&nbsp;ซึ่งกระบวนการนี้เองที่ใช้ระยะนานเป็นวัน&nbsp;หากการประชุมครั้งหนึ่งใช้เวลาประมาณ&nbsp;3-4&nbsp;ชั่วโมง&nbsp;ก็จะต้องใช้เวลาถอดเสียงในที่ประชุมออกมาเป็นข้อความอย่างน้อยสองเท่า&nbsp;บวกกับเวลาที่ต้องเรียบเรียงข้อมูลให้ได้เป็นรายงานการประชุมออกมาอีก&nbsp;1-2&nbsp;ชั่วโมง&nbsp;ทำให้กว่าจะเขียนรายงานเสร็จ&nbsp;ก็มีประชุมครั้งต่อไปแล้ว&nbsp;ไม่ทันต่อการทำงานของพนักงาน หากจะต้องทำทุกขั้นตอนด้วยตนเองอย่างเดิม&nbsp;

AI บันทึกเสียง และสรุปประชุมอัตโนมัติ

เพื่อลดเวลาการทำรูทีนที่ต้องถอดไฟล์เสียง&nbsp;จดการประชุม&nbsp;และเขียนรายงานการประชุมด้วยตนเอง&nbsp;เราสามารถใช้&nbsp;Vocalog&nbsp;เครื่องมือถอดไฟล์เสียงในการบันทึกเสียง&nbsp;และร่างสรุปเนื้อหาในที่ประชุมอัตโนมัติได้&nbsp;โดยในระบบจะมีเทมเพลตสรุปการประชุมหน่วยงานภาครัฐ&nbsp;ซึ่งมีเรียงหัวข้อสรุปตามแบบวาระการประชุมคือ&nbsp;

วิธีใช้ Vocalog สรุปการประชุมหน่วยงานภาครัฐ

1. หลังถอดไฟล์เสียงเสร็จแล้ว&nbsp;ที่หน้าผลลัพธ์การถอดความ&nbsp;ให้กดปุ่ม&nbsp;“สรุปการถอดความ”&nbsp;เหนือแถบเส้นเสียง&nbsp;

mediaLibraryStrapi

2. คลิกสรุปการประชุมหน่วยงานภาครัฐ&nbsp;

3. เลือกภาษาของสรุป&nbsp;

4. ดูตัวอย่างสรุป&nbsp;หากต้องการแก้ไขชื่อหัวข้อ&nbsp;หรือปรับลดระเบียบวาระการประชุม&nbsp;&nbsp;ให้กดปุ่ม&nbsp;แก้ไข&nbsp;

5. กดปุ่มสร้างสรุป&nbsp;<br>

6. กดปุ่มดาวน์โหลดสรุป ได้ทั้งไฟล์สกุล .doc, .txt, .pdf&nbsp;&nbsp;

ระบบจะใช้เวลา 3-5 นาที ในการสรุปเนื้อหาของไฟล์เสียงทั้งหมด และจัดเรียงสรุปตามเทมเพลตวาระการประชุมออกมาให้

การตรวจทานเนื้อหาสรุปประชุมในระบบ Vocalog&nbsp;

ผู้ใช้สามารถตรวจเทียบเนื้อหาสรุปกับเนื้อหาในไฟล์เสียงได้ทันที เพียงลากเมาส์ไปที่ตัวเลขหลังข้อความสรุปในแต่ละบรรทัด&nbsp;ระบบจะแสดงข้อความในไฟล์เสียงตามช่วงเวลาต่างๆ&nbsp;ได้ทันที&nbsp;ทำให้การตรวจสอบเนื้อหาจากไฟล์เสียงต้นฉบับทำได้สะดวกขึ้น&nbsp;และหากต้องการแก้ไขเนื้อหาสรุป&nbsp;ให้กดที่ปุ่ม&nbsp;“แก้ไข”&nbsp;แล้วแก้ไขสรุปได้เลย&nbsp;

กรณีต้องการสร้างสรุปจากไฟล์เอกสารขององค์กร&nbsp;

หากผู้ใช้ต้องการทำสรุปตามแบบสรุปขององค์กร&nbsp;สามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารให้&nbsp;AI&nbsp;ช่วยสร้างสรุปได้&nbsp;โดยมีวิธีทำดังนี้&nbsp;<br>

1. กดปุ่มสรุปการถอดความ&nbsp;ที่หน้าผลลัพธ์การถอดความ&nbsp;

2. เลือกสร้างเทมเพลตด้วย&nbsp;AI&nbsp;&nbsp;

4. อัปโหลดไฟล์สรุป&nbsp;&gt;&nbsp;แล้วกดปุ่มสร้างเทมเพลต<br>

5. ดูตัวอย่างสรุป&nbsp;หากต้องการแก้ไขเนื้อหาสรุป&nbsp;ให้กดที่ปุ่ม&nbsp;แก้ไข&nbsp;

6. บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่&nbsp;&gt;&nbsp;ตั้งชื่อให้เรียบร้อย&nbsp;

7. กดสร้างสรุป&nbsp;

ลัดขั้นตอนการทำงานเอกสาร&nbsp;ให้โฟกัสงานที่สำคัญกว่าได้มากขึ้น&nbsp;

Vocalog&nbsp;ช่วยลัดขั้นตอนการบันทึกเสียงการประชุม&nbsp;การจดประชุม&nbsp;และการทำรายงานและสรุปมติในที่ประชุมให้ทำได้อย่างรวดเร็ว เพียงให้ระบบถอดไฟล์เสียง&nbsp;และสร้างสรุปให้&nbsp;ซึ่งระบบจะใช้ระยะเวลาเพียง 1&nbsp;ชั่วโมง&nbsp;ในการถอดไฟล์เสียงและทำสรุปออกมา&nbsp;(*จากผลการทดสอบถอดไฟล์เสียงประชุม&nbsp;2&nbsp;ชั่วโมง)&nbsp;

<br>ช่วยให้คุณเข้าถึงเนื้อหาของไฟล์เสียงและเก็บประเด็นต่างๆ&nbsp;เพื่อนำไปทำรายงานต่อได้ทันที&nbsp;

ใครที่มีการประชุมบ่อยๆ&nbsp;สามารถนำ&nbsp;Vocalog&nbsp;ไปช่วยถอดไฟล์เสียงประชุมล่าสุดของคุณได้&nbsp;โดยสมัครใช้งานผ่านหน้าเว็บไซต์&nbsp;หรือติดต่อทีมงานให้ออกใบเสนอราคาได้ที่&nbsp;<a href="https://vocalog.visai.ai/th">https://vocalog.visai.ai/th</a>